Quelle que soit la taille de votre événement, vous devez vous rappeler que les questions de sécurité seront toujours une préoccupation prioritaire. Si vous n’êtes pas préparé à gérer toutes ces menaces, vous ne pouvez pas garantir que vos invités et participants seront en sécurité. Il est donc important de savoir comment vous pouvez gérer tous ces problèmes. Il est préférable de connaître les astuces pour gérer chaque problème et de les intégrer dans la planification des événements.
Donnez à votre équipe de sécurité de l’événement suffisamment de temps pour planifier
Aborder l’événement
sécurité à Montréal
Comme nous l’avons mentionné il y a quelque temps, cela ne devrait pas être fait uniquement lorsque l’événement a déjà lieu. Cela doit toujours se faire à l’avance. Dans ce genre de situation, il n’y a pas de « mieux vaut tard que jamais ». L’ensemble de l’équipe de sécurité doit disposer de suffisamment de temps pour planifier toute éventualité. Une chose très importante à prendre en compte dans le plan est le choix d’un lieu sûr où les risques de sécurité ne seront pas vraiment très importants. La sécurité du lieu de l’événement doit coïncider avec toutes les autres considérations.
Contrôler la participation et la présence des invités
L’une des parties les plus difficiles de la gestion d’un événement est le contrôle de la participation et de l’assistance des invités. Souvent, vous êtes préparé avec la liste des invités. L’hôte envoie des invitations aux personnes admissibles, mais il arrive que la liste des invités ne corresponde pas au nombre d’invitations envoyées. Oui, le lieu est suffisamment grand pour accueillir le nombre d’invités prévu, mais vous ne pouvez pas être sûrs de ceux qui figurent réellement sur la liste des invités.
À moins que votre équipe ne soit suffisamment stricte pour autoriser l’accès au lieu de réunion, vous ne pouvez pas être sûr que seuls les invités admissibles entrent. N’oubliez pas qu’il arrive qu’une personne soit admise uniquement parce qu’elle est célèbre et qu’elle est un ami connu de l’hôte. De plus, ils peuvent amener d’autres compagnons qui seront néanmoins autorisés à entrer.
Comment pouvez-vous contrôler de tels scénarios ? Vous devez préciser à l’hôte et à l’ensemble de l’équipe de sécurité que vous suivez une liste d’invités qui vous permettra de vous assurer que seuls les invités admissibles sont autorisés à entrer. Expliquez que les codes d’incendie et autres peuvent être violés lorsque le nombre de personnes autorisées à entrer dans la salle est supérieur au nombre prévu. Des directives claires et spécifiques doivent être préparées.
Faire de quelqu’un le chef de l’équipe
Cette personne doit être en mesure d’exercer son autorité à tout moment. Il doit être capable de prendre les décisions appropriées sur-le-champ ou chaque fois que le besoin s’en fait sentir. Il doit être capable d’amener toute l’équipe à travailler de manière cohérente pour assurer la sécurité de l’événement. Le fait d’avoir une personne à contacter – une seule personne responsable – facilitera la résolution de tout autre problème qui pourrait survenir ultérieurement.
Préparer les éléments de renseignement de protection
Chaque personne faisant partie de l’équipe de sécurité doit connaître le lieu. Cela les aidera à répondre aux principaux problèmes de sécurité pendant l’événement. Si possible, le suivi GPS peut être utilisé pour s’assurer que les invités entrent et sortent facilement de la salle, sans mettre leur vie en danger. Il sera également bon d’être informé des possibilités de personnes qui prévoient de protester contre votre événement. L’accès aux médias sociaux vous aidera à suivre ces possibilités.
Assurez-vous de pouvoir travailler avec d’autres équipes de sécurité.
L’équipe de sécurité de votre événement n’est pas la seule à intervenir pour sécuriser les invités. Certaines personnalités auront également leur propre équipe de sécurité. Vous devez être capable de travailler avec cette équipe pour vous assurer que la sécurité de ces personnes n’est pas compromise.
